اشتراک گذاری نامه
راهنمای ایجاد لینک اشتراک‌گذاری نامه در سامانه کاتب
هدف راهنما: آموزش نحوه ایجاد لینک اشتراک‌گذاری برای یک نامه در سامانه کاتب، از طریق فهرست نامه‌ها و گزینه «اشتراک‌گذاری» و آشنایی با الزامات دسترسی و نکات امنیتی این قابلیت.
با استفاده از این قابلیت، کاربر مجاز می‌تواند برای نامه موردنظر لینک اشتراک‌گذاری ایجاد کند. پیش از ایجاد لینک، تنظیمات و گزینه‌های ارائه‌شده در صفحه ساخت لینک باید متناسب با هدف اشتراک‌گذاری تعیین شوند.
۱. معرفی قابلیت اشتراک‌گذاری نامه
قابلیت اشتراک‌گذاری نامه در سامانه کاتب امکان ایجاد یک لینک برای دسترسی به نامه را فراهم می‌کند. کاربر برای استفاده از این امکان، لازم نیست از ابتدا وارد صفحه جداگانه‌ای برای ساخت لینک شود؛ بلکه عملیات از طریق منوی مربوط به همان نامه در فهرست نامه‌ها آغاز می‌شود.
پس از انتخاب گزینه «اشتراک‌گذاری»، صفحه ساخت لینک باز می‌شود. در این صفحه، کاربر گزینه‌ها و تنظیمات ارائه‌شده را مشخص می‌کند و سپس لینک اشتراک‌گذاری را ایجاد می‌کند.
۲. پیش‌نیاز استفاده از قابلیت
۲.۱. دریافت دسترسی از راهبر سامانه
استفاده از قابلیت اشتراک‌گذاری و ایجاد لینک، مستلزم داشتن مجوز مربوطه است. این دسترسی باید توسط راهبر سامانه برای کاربر تعریف و فعال شود.
۲.۲. انتخاب نامه موردنظر
کاربر باید به فهرستی دسترسی داشته باشد که نامه موردنظر در آن نمایش داده می‌شود. پس از پیدا کردن نامه، عملیات ایجاد لینک از روی همان ردیف انجام خواهد شد.
۳. مراحل ایجاد لینک اشتراک‌گذاری
- ورود به بخش مکاتبات: وارد سامانه کاتب شوید و از منوی اصلی به بخش مکاتبات و فهرست نامه‌ها مراجعه کنید.
- پیدا کردن نامه: در فهرست نامه‌ها، نامه‌ای را که قصد اشتراک‌گذاری آن را دارید پیدا کنید. پیش از ادامه، شماره و موضوع نامه را بررسی کنید تا نامه صحیح انتخاب شده باشد.
- کلیک راست روی نامه: نشانگر ماوس را روی ردیف نامه موردنظر قرار دهید و روی آن کلیک راست کنید. منوی عملیات مرتبط با نامه نمایش داده می‌شود.
- انتخاب گزینه اشتراک‌گذاری: از منوی بازشده، گزینه «اشتراک‌گذاری» را انتخاب کنید.
- ورود به صفحه ساخت لینک: پس از انتخاب گزینه، صفحه ساخت لینک اشتراک‌گذاری باز می‌شود. تنظیمات مربوط به لینک در این صفحه انجام می‌شود.
- تنظیم گزینه‌های اشتراک‌گذاری: گزینه‌ها و محدودیت‌هایی را که در صفحه ساخت لینک نمایش داده می‌شوند، با توجه به هدف و دامنه دسترسی موردنظر تنظیم کنید. شرح و انتخاب هر گزینه باید بر اساس عنوان و توضیحی باشد که در خود سامانه نمایش داده می‌شود.
- ایجاد لینک: پس از بررسی تنظیمات، فرمان ایجاد یا ساخت لینک را اجرا کنید تا لینک اشتراک‌گذاری تولید شود.
- استفاده از لینک: لینک ایجادشده را فقط در اختیار مخاطبان مجاز و مطابق تنظیماتی که تعیین کرده‌اید قرار دهید.
۴. تنظیم گزینه‌های صفحه ساخت لینک
پس از انتخاب گزینه «اشتراک‌گذاری»، صفحه‌ای برای ساخت لینک باز می‌شود. در این صفحه، تنظیمات و آپشن‌های قابل انتخاب نمایش داده می‌شوند و کاربر باید پیش از ایجاد لینک آن‌ها را بررسی و تعیین کند.
از آنجا که عنوان و جزئیات گزینه‌های این صفحه در تصویر ارسالی قابل مشاهده نیست، در این راهنما نام یا عملکرد مشخصی برای گزینه‌ها فرض نشده است. هنگام آموزش یا استفاده از سامانه، هر گزینه باید بر اساس عنوان، توضیح راهنما و رفتار واقعی همان کنترل در صفحه تفسیر شود.
۴.۱. اصول انتخاب تنظیمات
- پیش از تغییر تنظیمات، هدف از اشتراک‌گذاری نامه را مشخص کنید.
- هر گزینه را پیش از انتخاب، از نظر تأثیر آن بر دسترسی به نامه بررسی کنید.
- تنظیمات را به‌گونه‌ای انتخاب کنید که دسترسی ایجادشده از محدوده موردنیاز فراتر نرود.
- در صورت وجود محدودیت یا شرط برای استفاده از لینک، مقدار آن را با دقت تعیین کنید.
- پیش از ایجاد لینک، همه انتخاب‌ها را یک‌بار دیگر بازبینی کنید.
۵. ایجاد و استفاده از لینک
پس از تکمیل تنظیمات صفحه ساخت لینک، گزینه ایجاد لینک را انتخاب کنید. سامانه بر اساس تنظیمات تعیین‌شده، لینک اشتراک‌گذاری را تولید می‌کند.
پس از تولید لینک، در صورتی که سامانه امکان کپی‌کردن یا مشاهده آن را در اختیار شما قرار داده است، از همان بخش برای دریافت لینک استفاده کنید. سپس لینک را از مسیر مورد تأیید سازمان و فقط برای مخاطبان مجاز ارسال کنید.
توجه داشته باشید که لینک تولیدشده را نباید مستقل از تنظیماتی که هنگام ساخت آن تعیین کرده‌اید در نظر گرفت. دامنه و شرایط دسترسی به نامه تابع تنظیمات ثبت‌شده برای همان لینک و سیاست‌های سامانه است.
۶. نکات امنیتی و ملاحظات مهم
- دسترسی ایجاد لینک باید پیش از استفاده، توسط راهبر سامانه برای کاربر مجاز فعال شده باشد.
- پیش از اشتراک‌گذاری، سطح محرمانگی و حساسیت محتوای نامه را بررسی کنید.
- لینک را فقط برای مخاطبانی ارسال کنید که مجاز به دریافت اطلاعات نامه هستند.
- از انتشار لینک در کانال‌ها، گروه‌ها یا بسترهای عمومی و غیرمجاز خودداری کنید.
- پیش از ایجاد لینک، گزینه‌ها و محدودیت‌های صفحه ساخت لینک را با دقت بررسی کنید.
- شماره و موضوع نامه را قبل از ساخت لینک کنترل کنید تا برای نامه اشتباهی لینک ایجاد نشود.
- لینک را در پیام یا مکاتبه‌ای که مخاطب و هدف آن مشخص است ارسال کنید.
- در صورت تردید درباره مجازبودن اشتراک‌گذاری یک نامه، پیش از ایجاد لینک از مسئول مربوط یا راهبر سامانه استعلام کنید.
۷. چک‌لیست نهایی کاربر
- مجوز اشتراک‌گذاری توسط راهبر سامانه برای من فعال شده است.
- نامه صحیح را در فهرست نامه‌ها پیدا کرده‌ام.
- با کلیک راست روی ردیف نامه، گزینه «اشتراک‌گذاری» را انتخاب کرده‌ام.
- صفحه ساخت لینک باز شده است.
- تمام گزینه‌ها و تنظیمات موجود را بررسی و متناسب با هدف اشتراک‌گذاری تعیین کرده‌ام.
- پیش از ایجاد لینک، تنظیمات و نامه انتخاب‌شده را دوباره کنترل کرده‌ام.
- لینک ایجادشده را فقط در اختیار مخاطبان مجاز قرار می‌دهم.
۸. جمع‌بندی
برای ایجاد لینک اشتراک‌گذاری در سامانه کاتب، ابتدا باید نامه موردنظر را در فهرست نامه‌ها پیدا کنید. سپس با کلیک راست روی ردیف نامه و انتخاب گزینه «اشتراک‌گذاری»، وارد صفحه ساخت لینک شوید. در این صفحه، گزینه‌ها و تنظیمات ارائه‌شده را متناسب با نیاز و ضوابط امنیتی تعیین کنید و در پایان لینک را ایجاد کنید.
نکته اساسی این است که دسترسی به قابلیت اشتراک‌گذاری و مجوز ایجاد لینک باید توسط راهبر سامانه به کاربر داده شود. همچنین مسئولیت استفاده صحیح از لینک و رعایت محرمانگی اطلاعات نامه، مستلزم دقت در تنظیم گزینه‌ها و انتخاب مخاطبان مجاز است.
۹. ویدئوی آموزشی
در ادامه، ویدئوی آموزشی نحوه ایجاد لینک اشتراک‌گذاری قابل مشاهده است.
