کارتابل کاربری

مقدمه

تمام کاربرانی که در سامانه کاتب دارای سمت می باشند، پس از ورود به سامانه در سمت راست سامانه عنوان سمت و کارتابل خود را مشاهده خواهند کرد که این بخش از تب های مختلفی تشکیل شده است که در ادامه هر تب را جداگانه توضیح خواهیم داد.

خوانده نشده

کاربر با انتخاب تب “خوانده نشده” میتواند تمامی نامه های خوانده نشده دریافتی خود را مشاهده نماید. نامه های خوانده نشده در قالب ستون های فرستنده،موضوع،شماره نامه،نوع نامه (داخلی / وارده / صادره)،ارجاع دهنده،هامش و تاریخ دسته بندی میشوند و همچنین کاربر با وارد کردن اطلاعات در فیلترهای موضوع، شماره نامه،فرستنده و تاریخ ویرایش امکان جست وجوی نامه مدنظر خود را دارد. همچنین با انتخاب هر کدام از نامه ها کاربر میتواند اطلاعات،متن نامه،ارجاعات نامه،وقایع و امکان ارسال نامه و آرشیو را مشاهده نماید. در تب “درخت ارجاع” امکان مشاهده ارجاعات صورت گرفته بر روی نامه و همچنین امکان وجود ارجاع دادن نامه حاضر،وجود دارد. در قسمت وقایع نامه،اتفاقات صورت گرفته بر رو نامه به تفکیک کاربران آن قابل مشاهده میباشد: و در تب آرشیو،امکان بایگانی نمودن نامه با توجه به بایگانی انتخابی وجود دارد. سپس در آخر کاربر با استفاده از تب های بستن،برچسب گذاری،بایگانی،پاسخ و نیاز به پیگیری میتواند به اقدامات زیر بپردازد. بستن: با انتخاب آن کاربر از صفحه مشاهده نامه خارج میشود. برچسب گذاری:نامه مدنظر به فیلتر ساخته شده جهت مشاهده نامه هایی با این برچسب انتخابی،منتقل میشود: بایگانی:نامه با استفاده از توضیح داده شده در قسمت فیلتر بایگانی ذخیره میشود. پاسخ:امکان پاسخ به نامه رابا موضوع “پاسخ به (عناون نامه حاضر)” را برای مدیر سازمان فراهم میآورد: نیاز به پیگیری:با انتخاب این دکمه،نامه در فیلتر برچسب “نیاز به پیگیری” میافتد. بخشهای دیگر قسمت نامه های مدیر سازمان مانند قسمت بالا(خوانده نشده) بوده و در زیر تنها به تعریف فیلترهای این بخش پرداخته میشود: نامه های دریافتی:کلیه نامه هایی که مدیر سازمان دریافت میکند. . کلیه نامه های بین سازمانی که مدیر سازمان دریافت میکند. دیگر برچسب ها با فیلتر انتخابی توسط کاربر

نامه های دریافتی

تمام نامه های دریافتی و ارجاع هایی که برای ارسال شده است اعم خوانده شده و یا خوانده نشده در این تب قابل مشاهده خواهد بود. نامه های دریافتی در قالب ستون های فرستنده،موضوع،شماره نامه،نوع نامه (داخلی / وارده / صادره)،ارجاع دهنده،هامش و تاریخ دسته بندی میشوند و همچنین کاربر با وارد کردن اطلاعات در فیلترهای موضوع، شماره نامه،فرستنده و تاریخ ویرایش امکان جست وجوی نامه مدنظر خود را دارد.

نکته مهم:

• نامه هایی که توسط کاربر آرشیو شده باشند در این تب قابل مشاهده نبوده و تنها در تب “آرشیو” یا “همه” قابل رویت می باشند.

ارجاع های ارسالی

کلیه نامه هایی که کاربر ارجاع داده است ،در بخش ارجاع نامه در دسترس کاربر خواهد بود. این نامه های در قالب ستون های فرستنده،موضوع،شماره نامه،نوع نامه (داخلی / وارده / صادره)،ارجاع دهنده،هامش و تاریخ دسته بندی میشوند و همچنین کاربر با وارد کردن اطلاعات در فیلترهای موضوع، شماره نامه،فرستنده و تاریخ ویرایش امکان جست وجوی نامه مدنظر خود را دارد.

ارجاع های های دریافتی خوانده شده

کلیه نامه های ارجاع شده ای که کاربر دریافت مینمایدبعد از مشاهده آن در تب ارجاع های دریافتی خوانده نشده در این تب قابل مشاهده خواهند بود. این تب نیز در قالب ستون های فرستنده،موضوع،شماره نامه،نوع نامه (داخلی / وارده / صادره)،ارجاع دهنده،هامش و تاریخ دسته بندی میشوند و همچنین کاربر با وارد کردن اطلاعات در فیلترهای موضوع، شماره نامه،فرستنده و تاریخ ویرایش امکان جست وجوی نامه مدنظر خود را دارد.

ارجاع های های دریافتی خوانده نشده

کلیه نامه های ارجاع شده ای که کاربر دریافت می نمایدابتدا در تب ارجاع های دریافتی خوانده نشده قابل مشاهده خواهند بود. این تب نیز در قالب ستون های فرستنده،موضوع،شماره نامه،نوع نامه (داخلی / وارده / صادره)،ارجاع دهنده،هامش و تاریخ دسته بندی میشوند و همچنین کاربر با وارد کردن اطلاعات در فیلترهای موضوع، شماره نامه،فرستنده و تاریخ ویرایش امکان جست وجوی نامه مدنظر خود را دارد.

ارسال شده

آرشیو

کلیه نامه هایی که در قسمت آرشیو نامه ها با توضیح مربوطه بایگانی یا آرشیو می شود. تب آرشیو نیز در قالب ستون های فرستنده،موضوع،شماره نامه،نوع نامه (داخلی / وارده / صادره)،ارجاع دهنده،هامش و تاریخ دسته بندی میشوند و همچنین کاربر با وارد کردن اطلاعات در فیلترهای موضوع، شماره نامه،فرستنده و تاریخ ویرایش امکان جست وجوی نامه مدنظر خود را دارد.

نیاز به پیگیری

کلیه نامه هایی که در قسمت پیگیری نامه ها پیگیری میشوند در این تب قابل مشاهده و جستجو خواهند بود. بخش نیاز به پیگیری نیز مانند دیگر تب ها در قالب ستون های فرستنده،موضوع،شماره نامه،نوع نامه (داخلی / وارده / صادره)،ارجاع دهنده،هامش و تاریخ دسته بندی میشوند و همچنین کاربر با وارد کردن اطلاعات در فیلترهای موضوع، شماره نامه،فرستنده و تاریخ ویرایش امکان جست وجوی نامه مدنظر خود را دارد.

همه

کلیه نامه و ارجاعات دریافتی کاربر در تب همه قابل مشاهده و جستجو خواهند بود.

همه نامه ها

در این بخش تمامی نامه های موجود در سازمان در قالب های،شماره نامه،موضوع،فرستنده،نوع نامه وتاریخ طبقه بندی شده و قابل مشاهده میباشد: و همچنین کاربر با وارد کردن اطلاعات در فیلترهای موضوع،شماره نامه،فرستنده و تاریخ ویرایش امکان جست وجوی نامه مدنظر خود را دارد. لازم به ذکر است این بخش تنها برای مدیران سازمان و سامانه و با وجود دسترسی های لازم قابل مشاهده میباشد.