ثبت نامه
مکاتبات
این قسمت از سامانه توسط تمامی کاربران سامانه قابل مشاهده بوده و تبادل مکاتبات داخل سازمان یا بین سازمانها را امکانپذیر می نماید
شروع ثبت پیشنویس
کاربران یک سازمان با مراجعه به بخش مکاتبات و انتخاب گزینه ارسال پیشنویس میتوانند نامه ای را برای دیگر کاربران همان سازمان ارسال نمایند.در ابتدا کاربر از بین قالب های نمایش داده شده،یکی را انتخاب مینماید: لازم به ذکر است این قالب ها در قسمت وارد کردن نامه قابل ذخیره سازی به صورت شخصی توسط کاربر عادی و یا به صورت قالب عمومی توسط مدیران سازمان میباشد.همچنین تمامی این قالب ها در بخش مدیریت قالب نامه،قابل مشاهده میباشد.
ثبت اطلاعات
سپس با انتخاب قالب مدنظر کاربر وارد بخش نامه که شامل قسمت های اطلاعات نامه،نامه، ضمیمه،پیش نمایش و تاریخچه پیش نویس میشود،شده و به پر نمودن فیلدهای مربوطه میپردازد: اطلاعات نامه شامل موضوع نامه (اجباری)،نوع سربرگ (اجباری)،فوریت،سطح محرمانگی،نیاز / عدم نیاز به پاسخ،نوع بایگانی نامه،امضا کننده نامه (اجباری)،اقدام کننده،پاراف کنندگان،گیرندگان (اجباری) و رونوشت میباشد.همچنین در صورت نیاز با کلیک بر روی گزینه افزودن رونوشت پنهان،امکان اضافه کردن آن نیز وجود دارد.نکات مهم:
- لیست سربرگ نمایش داده شده در این قسمت، در قسمت مدیریت سربرگها قابل ویرایش است.
- کاربران انتخابی به عنوان امضا کننده، گیرندگان، پاراف کنندگان، اقدام کنند و پاراف کنندگان، از لیست کاربران سازمان خود کاربر قابل جست‌وجو و انتخاب است.
متن نامه
سپس کاربر با وارد شدن در تب نامه،میتواند نامه را به دو صورت:بارگذاری فایل ورد از سیستم یا ویرایش در ویرایشگر متن خود سامانه،وارد و ایجاد نمایدضمائم
در تب سوم (ضمیمه)،کاربر این امکان را دارد تا ضمیمه همراه نامه را نیز در سامانه بارگذاری نماید: فیلدهای این بخش عبارتند از:نوع ضمیمه (قابل انتخاب از بین عطف،پیرو،پیوست و ارتباط)،توضیحات ضمیمه،انتخاب ضمیمه ( شامل انتخاب از بین فایل از داخل کامپیوتر،استفاده از نرم افزار اسکن کاتب و اسکن آن،بارگذاری از سامانه گنجه و انتخاب از بین دیگر نامه ها،میباشد) سپس با انتخاب گزینه افزودن،فایل ضمیمه انتخاب و در سامانه افزوده میشود.پیش نمایش
در تب پیش نمایش،با توجه به اطلاعات وارد شده و متن نامه،نامه ارسالی به صورت پیش نمایش قابل مشاهده میباشدتاریخچه پیشنویس
تب بعدی مربوط به تاریخچه پیشنویس میباشد،درواقع در این قسمت،مراحل صورت گرفته روی نامه از ایجاد تا رسیدن به دست گیرندگان،به نمایش در خواهد آمد.همچنین لازم به ذکر است این بخش در قسمت پیگری نامه در بخش هایی که وضعیت نامه را نشان میدهند،کاربرد دارد که جلوتر به آن اشاره میشود.مراحل آخر در ثبت پیشنویس
سپس در آخر کاربر با استفاده از تب های بستن،انتقال،ذخیره و ذخیره قالب جدید میتواند به اقدامات زیر بپردازد:- بستن:با انتخاب آن کاربر از صفحه ارسال پیشنویس خارج میشود.
- انتقال:پیش نویس به کاربر انتخاب شده به همراه توضیحات آن جهت امضا انتقال داده و در قسمت پیشنویس های کاربر جدید و در قسمت پیشنویس های منتقل شده کاربر انتقال دهنده ذخیره میشود.
- ذخیره قالب جدید:کاربر با توجه به اطلاعات وارد کرده،میتواند با وارد نمودن اسم قالب مدنظر خود،قالب شخصی بسازد تا در مکاتبات آتی از آن استفاده نماید. لازم به ذکر است قالبهای شخصی ساخته شده در این قسمت،در صفحه قالب از بخش تنظیمات پروفایل،قابل مشاهده،ویرایش و حذف میباشد. ذخیره:پیشنویس وارد قسمت “در حال تکمیل” کاربر شده تا در آینده از آن استفاده شود.
ارسال پیشنویس بین سازمانی
مدیران یک سازمان با مراجعه به بخش مکاتبات و انتخاب گزینه ارسال پیشنویس بین سازمانی میتوانند نامهای را برای دیگر سازمانها همان سازمان ارسال نمایند.در ابتدا کاربر نام سازمان فرستنده را از لیست سازمانهای مجود در سامانه و قالبی را از بین قالبهای نمایش داده شده،یکی را انتخاب مینماید: لازم به ذکر است این قالبها به صورت قالب عمومی توسط مدیران سامانه در قسمت مدیریت قالب نامه بین سازمانی ایجاد شدهاند. نکته:بخش پیشنویس نامه بین سازمانی تنها توسط مدیران سازمان و با وجود دسترسیهای لازم قابل مشاهده و استفاده میباشد. سپس با انتخاب قالب مدنظر کاربر وارد بخش نامه که شامل قسمتهای اطلاعات نامه،نامه، ضمیمه،پیش نمایش و تاریخچه پیش نویس میشود،شده و به پر نمودن فیلدهای مربوطه میپردازد: اطلاعات نامه شامل موضوع نامه (اجباری)،نوع سربرگ (اجباری)،فوریت،سطح محرمانگی،نیاز / عدم نیاز به پاسخ،نوع بایگانی نامه،امضا کننده نامه (اجباری)،اقدام کننده،پاراف کنندگان،گیرندگان (اجباری) و رونوشت میباشد.همچنین در صورت نیاز با کلیک بر روی گزینه افزودن رونوشت پنهان،امکان اضافه کردن آن نیز وجود دارد. نکته:لیست سربرگ نمایش داده شده در این قسمت،در قسمت مدیریت سربرگها قابل ویرایش بوده و تمامی سربرگهای سازمانها در این لیست قابل نمایش میباشد. نکته:کاربران انتخابی به عنوان امضا کننده از لیست تمامی امضا کنندگان سامانه و گیرندگان و پاراف کنندگان تنها از لیست کاربران سازمان انتخابی،قابل انتخاب میباشد. سپس کاربر با وارد شدن در تب نامه،میتواند نامه را به دو صورت:بارگذاری فایل ورد از سیستم یا ویرایش در ویرایشگر متن خود سامانه،وارد و ایجاد نماید: در تب سوم (ضمیمه)،کاربر این امکان را دارد تا ضمیمه همراه نامه را نیز در سامانه بارگذاری نماید: فیلدهای این بخش عبارتند از:نوع ضمیمه (قابل انتخاب از بین عطف،پیرو،پیوست و ارتباط)،توضیحات ضمیمه،انتخاب ضمیمه ( شامل انتخاب از بین فایل از داخل کامپیوتر،استفاده از نرم افزار اسکن کاتب و اسکن آن،بارگذاری از سامانه گنجه و انتخاب از بین دیگر نامه ها،میباشد) سپس با انتخاب گزینه افزودن،فایل ضمیمه انتخاب و در سامانه افزوده میشود. در تب پیشنمایش،با توجه به اطلاعات وارد شده و متن نامه،نامه ارسالی به صورت پیشنمایش قابل مشاهده میباشد: تب بعدی مربوط به تاریخچه پیشنویس میباشد،درواقع در این قسمت،مراحل صورت گرفته روی نامه از ایجاد تا رسیدن به دست گیرندگان،به نمایش در خواهد آمد.همچنین لازم به ذکر است این بخش در قسمت پیگری نامه در بخشهایی که وضعیت نامه را نشان میدهند،کاربرد دارد که جلوتر به آن اشاره میشود. سپس در آخر کاربر با استفاده از تبهای بستن،انتقال و ذخیره میتواند به اقدامات زیر بپردازد: بستن:با انتخاب آن کاربر از صفحه ارسال پیشنویس بین سازمانی خارج میشود.انتقال:پیش نویس به کاربر انتخاب شده به همراه توضیحات آن جهت امضا انتقال داده و در قسمت پیشنویسهای کاربر جدید و در قسمت پیشنویس های منتقل شده کاربر انتقال دهنده ذخیره میشود. ذخیره:پیشنویس وارد قسمت “در حال تکمیل بین سازمانی” کاربر شده تا درآینده از آن استفاده شود.
بخش پیشنویس کاربر
در صفحه مکاتبات کاربر،بخش پیشنویس عمومی بوده و به منظور دسته بندی نامهها استفاده میشود و همچنین لازم به ذکر است تمامی کاربران امکان دسترسی به این پنل را دارند: این بخش دارای دستهبندیهای زیر میباشد:
در حال تکمیل
کاربر با انتخاب تب “در حال تکمیل” میتواند تمامی پیشنویس نامه های ذخیره شده را که نیاز به سرویسدهی (مثل امضا و پاراف) دارند را مشاهده نماید: نامههای در حال تکمیل در قالب ستونهای فرستنده،موضوع،شماره نامه و تاریخ ویرایش دسته بندی میشوند و همچنین کاربر با وارد کردن اطلاعات در فیلترهای موضوع،شماره نامه،فرستنده و تاریخ ویرایش امکان جست وجوی نامه مدنظر خود را دارد. همچنین با انتخاب هر کدام از نامه ها کاربر میتواند اطالعت،متن نامه،ضمیمه،پیش نمایش و تاریخچه نامه را مشاهده نماید: لازم به ذکر است در قسمت تاریخچه پیشنویس،میتوان مراحل مختلف صورت گرفته روی نامه را مشاهده و همچنین متن پیشنویس هر مرحله را مشاهده و دانلود نمود: سپس در آخر کاربر با استفاده از تبهای بستن،انتقال،ویرایش و حذف میتواند به اقدامات زیر بپردازد: بستن:با انتخاب آن کاربر از صفحه مشاهده پیشنویس خارج میشود.انتقال:پیش نویس به کاربر انتخاب شده به همراه توضیحات آن انتقال داده و در قسمت پیشنویس های کاربر جدید و در قسمت پیشنویس های منتقل شده کاربر انتقال دهنده ذخیره میشود. ویرایش:کاربر میتواند اطلاعات نامه خود را ویرایش نماید. لازم به ذکر است با ویرایش اطلاعات ،امضای پاراف کنندگان حذف شده و مستلزم امضای دوباره آنها میباشد. حذف:کاربر میتواند نامه خود را حذف نماید.
منتقل شده
کاربر با انتخاب تب “منتقل شده” میتواند تمامی پیشنویس نامه های منتقل شده خود را مشاهده نماید: نامه های منتقل شده در قالب ستون های فرستنده،موضوع،شماره نامه و تاریخ ویرایش دسته بندی میشوند و همچنین کاربر با وارد کردن اطلاعات در فیلترهای موضوع،شماره نامه،فرستنده و تاریخ ویرایش امکان جست وجوی نامه مدنظر خود را دارد. همچنین با انتخاب هر کدام از نامه ها کاربر میتواند اطلاعات،متن نامه،ضمیمه،پیش نمایش و تاریخچه نامه را مشاهده نماید: لازم به ذکر است در قسمت تاریخچه پیشنویس،میتوان مراحل مختلف صورت گرفته روی نامه را مشاهده و همچنین متن پیشنویس هر مرحله را مشاهده و دانلود نمود:
امضا شده
کاربر با انتخاب تب ” امضا شده” میتواند تمامی پیشنویس نامه های امضا شده خود را مشاهده نماید: نامه های امضا شده در قالب ستون های فرستنده،موضوع،شماره نامه و تاریخ ویرایش دسته بندی میشوند و همچنین کاربر با وارد کردن اطلاعات در فیلترهای موضوع،شماره نامه،فرستنده و تاریخ ویرایش امکان جست وجوی نامه مدنظر خود را دارد. همچنین با انتخاب هر کدام از نامه ها کاربر میتواند اطلاعات،متن نامه،ضمیمه،پیش نمایش و تاریخچه نامه را مشاهده نماید: لازم به ذکر است در قسمت تاریخچه پیشنویس،میتوان مراحل مختلف صورت گرفته روی نامه را مشاهده و همچنین متن پیشنویس هر مرحله را مشاهده و دانلود نمود:
در انتظار امضا
کاربر با انتخاب تب ” در انتظار امضا” میتواند تمامی پیشنویس نامه های در انتظار امضا خود را مشاهده نماید: نامه های در انتظار امضا در قالب ستون های فرستنده،موضوع،شماره نامه و تاریخ ویرایش دسته بندی میشوند و همچنین کاربر با وارد کردن اطلاعات در فیلترهای موضوع،شماره نامه،فرستنده و تاریخ ویرایش امکان جست وجوی نامه مدنظر خود را دارد. همچنین با انتخاب هر کدام از نامه ها کاربر میتواند اطالعت،متن نامه،ضمیمه،پیش نمایش و تاریخچه نامه را مشاهده نماید:
در حال تکمیل بین سازمانی
کاربر با انتخاب تب “در حال تکمیل بین سازمانی” میتواند تمامی پیشنویس نامه های بین سازمانی ذخیره شده را که نیاز به سرویسدهی (مثل امضا و پاراف) دارند را مشاهده نماید: نامه های در حال تکمیل بین سازمانی در قالب ستون های فرستنده،موضوع،شماره نامه و تاریخ ویرایش دسته بندی میشوند و همچنین کاربر با وارد کردن اطلاعات در فیلترهای موضوع،شماره نامه،فرستنده و تاریخ ویرایش امکان جست وجوی نامه مدنظر خود را دارد. همچنین با انتخاب هر کدام از نامه ها کاربر میتواند اطالعت،متن نامه،ضمیمه،پیشنمایش و تاریخچه نامه را مشاهده نماید: لازم به ذکر است در قسمت تاریخچه پیشنویس،میتوان مراحل مختلف صورت گرفته روی نامه را مشاهده و همچنین متن پیشنویس هر مرحله را مشاهده و دانلود نمود: سپس در آخر کاربر با استفاده از تبهای بستن،انتقال،ویرایش و حذف میتواند به اقدامات زیر بپردازد: بستن:با انتخاب آن کاربر از صفحه مشاهده پیشنویس خارج میشود.انتقال:پیش نویس به کاربر انتخاب شده به همراه توضیحات آن انتقال داده و در قسمت پیشنویس های کاربر جدید و در قسمت پیشنویسهای منتقل شده بین سازمانی کاربر انتقال دهنده ذخیره میشود. ویرایش:کاربر میتواند اطلاعات نامه خود را ویرایش نماید. لازم به ذکر است با ویرایش اطلاعات ،امضای پاراف کنندگان حذف شده و مستلزم امضای دوباره آنها میباشد. حذف:کاربر میتواند نامه بین سازمانی خود را حذف نماید. نکته:این بخش از سامانه تنها برای کاربرانی از سازمانها که امکان دسترسی به ارسال پیشنویس بین سازمانی را دارند قابل مشاهده میباشد.
همه نامه های بین سازمانی
کاربر با انتخاب تب “همه نامه های بین سازمانی” میتواند تمامی پیشنویس نامه های بین سازمانی ذخیره شده را با هر وضعیتی را مشاهده نماید: همه نامه های بین سازمانی در قالب ستونهای فرستنده،موضوع،شماره نامه و تاریخ ویرایش دسته بندی میشوند و همچنین کاربر با وارد کردن اطلاعات در فیلترهای موضوع،شماره نامه،فرستنده و تاریخ ویرایش امکان جست وجوی نامه مدنظر خود را دارد. همچنین با انتخاب هر کدام از نامه ها کاربر میتواند اطلاعات،متن نامه،ضمیمه،پیشنمایش و تاریخچه نامه را مشاهده نماید: لازم به ذکر است در قسمت تاریخچه پیشنویس،میتوان مراحل مختلف صورت گرفته روی نامه را مشاهده و همچنین متن پیشنویس هر مرحله را مشاهده و دانلود نمود: سپس در آخر کاربر با استفاده از تبهای بستن،انتقال،ویرایش و حذف میتواند به اقدامات زیر بپردازد: بستن:با انتخاب آن کاربر از صفحه مشاهده پیشنویس خارج میشود.انتقال:پیش نویس به کاربر انتخاب شده به همراه توضیحات آن انتقال داده و در قسمت پیشنویس های کاربر جدید و در قسمت پیشنویس های منتقل شده بین سازمانی کاربر انتقال دهنده ذخیره میشود. ویرایش:کاربر میتواند اطلاعات نامه خود را ویرایش نماید. لازم به ذکر است با ویرایش اطلاعات،امضای پاراف کنندگان حذف شده و مستلزم امضای دوباره آنها میباشد. حذف:کاربر میتواند نامه بین سازمانی خود را حذف نماید. لازم به ذکر است در صورتی که نامه مذکور اضما شده باشد،صرفا تب بستن قابل مشاهده است چون سرویس دهی روی نامه انجام گرفته شده است. نکته:این بخش از سامانه تنها برای کاربرانی از سازمانها که امکان دسترسی به ارسال پیشنویس بین سازمانی را دارند قابل مشاهده میباشد.
افزودن برچسب به مدیریت پیشنویس ها
در هر کدام از صفحه های شرح داده در بالا،امکان تعریف یک فیلتر جدید برای نامه های آن بخش و طبقه بندی نامه ها بر اساس آن وجود دارد.بدین منظور ابتدا کاربر وارد یکی از بخشهای موجود شده سپس براساس فیلترهای جست وجو فیلتری جدید برای خود می سازد.نامه های جست وجو شده سپس با انتخاب و وارد کردن نام برچسب و در ادامه ذخیره آن،رد فیلتری با عنوان ذخیره شده قابل مشاهده دکمه است: لازم به ذکر است با ورود به فیلتر ایجاد شده،مانند شکل زیرامکان حذف آن با انتخاب دکمه “حذف” نیز وجود دارد. روند ارسال / پاراف / امضای نامه در این بخش روند ایجاد تا دریافت نامه توسط گیرندگان نشان داده خواهد شد. با ایجاد پیشنویس توسط کاربر طبق بخش های قبلی،کاربر گزینه انتقال را انتخاب و به پاراف کننده نامه را جهت پاراف کردن انتقال میدهد.لازم به ذکر است در صورت عدم وجود پاراف کننده،نامه مستقیما به کاربر امضا کننده انتقال داده میشود..با منتقل شدن پیش نویس به بخش پیشنویس های پاراف کننده،کاربر پاراف کننده وارد پیش نویس شده و گزینه “پاراف” را انتخاب کرده و در صفحه پاراف،امضای خود را کشیده و در قسمتی از نامه جایگذاری نموده همچنین توضیحات مربوط به پاراف خود را وارد نموده و در آخر گزینه ارسال را انتخاب می نماید:
روند ارسال / پاراف / امضای نامه
.3با ارسال نامه توسط پاراف کننده،نامه برای کاربر امضا کننده و در بخش پیشنویس های او جهت امضا نمودن ارسال میشود.کاربر امضا کننده با باز کردن پیشنویس،گزینه امضا را انتخاب نموده و با مشاهده نامه جهت تایید آن امضای خود را روی جای مناسب انداخته و گزینه ارسال را انتخاب مینماید: پس از امضای نامه،نامه به گیرندگان آن در قسمت نامه های دریافتی فرستاده میشود.
- نکته:نامه های ارسال شده در صورتی که رو نوشت به خود کاربر ارسال کننده نداشته باشد،پس از انتقال دیگر قابل مشاهده توسط کاربر ارسال کننده نخواهند بود.
بخش پیشنویس مدیر سازمان
علاوه بر پیشنویس های کاربر،که تمامی کاربران امکان مشاهده و دسترسی به آن را دارند،بخش پیشنویس مدیر سازمان نیز وجود دارد که تنها قابل دسترسی برای مدیران سازمان وکسانی که دسترسی لازم به آن را دارند وجود دارد: این بخش دارای دسته بندی های زیر میباشد:
خوانده نشده
کاربر با انتخاب تب “خوانده نشده” میتواند تمامی نامه های خوانده نشده دریافتی خود را که نیاز به را مشاهده نماید: نامههای خوانده نشده در قالب ستون های فرستنده،موضوع،شماره نامه،نوع نامه (داخلی / وارده / صادره)،ارجاع دهنده،هامش و تاریخ دسته بندی میشوند و همچنین کاربر با وارد کردن اطلاعات در فیلترهای موضوع، شماره نامه،فرستنده و تاریخ ویرایش امکان جست وجوی نامه مدنظر خود را دارد. همچنین با انتخاب هر کدام از نامهها کاربر میتواند اطالعت،متن نامه،ارجاعات نامه،وقایع و امکان ارسال نامه و آرشیو را مشاهده نماید: در قسمت ارجاع نامه،امکان مشاهده ارجاعات صورت گرفته بر روی نامه و همچنین امکان وجود ارجاع دادن نامه حاضر،وجود دارد: در قسمت وقایع نامه،اتفاقات صورت گرفته بر رو نامه به تفکیک کاربران آن قابل مشاهده میباشد: و در تب آرشیو،امکان بایگانی نمودن نامه با توجه به بایگانی انتخابی وجود دارد: سپس در آخر کاربر با استفاده از تب های بستن،برچسب گذاری،بایگانی،پاسخ و نیاز به پیگیری میتواند به اقدامات زیر بپردازد: بستن:با انتخاب آن کاربر از صفحه مشاهده نامه خارج میشود. برچسب گذاری:نامه مدنظر به فیلتر ساخته شده جهت مشاهده نامه هایی با این برچسب انتخابی،منتقل میشود: بایگانی:نامه با استفاده از توضیح داده شده در قسمت فیلتر بایگانی ذخیره میشود. پاسخ:امکان پاسخ به نامه رابا موضوع “پاسخ به (عناون نامه حاضر)” را برای مدیر سازمان فراهم میآورد: نیاز به پیگیری:با انتخاب این دکمه،نامه در فیلتر برچسب “نیاز به پیگیری” میافتد. بخشهای دیگر قسمت نامه های مدیر سازمان مانند قسمت بالا(خوانده نشده) بوده و در زیر تنها به تعریف فیلترهای این بخش پرداخته میشود: نامه های دریافتی:کلیه نامه هایی که مدیر سازمان دریافت میکند.ارجاع های ارسالی:کلیه نامه هایی که مدیر سازمان،در بخش ارجاع نامه،ارسال مینماید.ارجاعهای دریافتی:کلیه نامه های ارجاع شده ای که مدیر سازمان،دریافت مینماید.بایگانی:کلیه نامه هایی که در قسمت بایگانی نامهها با توضیح مربوطه بایگانی میشود. نیاز به پیگیری:کلیه نامه هایی که در قسمت پیگیری نامهها پیگیری میشوند. کلیه نامه های بین سازمانی که مدیر سازمان دریافت میکند. دیگر برچسب ها با فیلتر انتخابی توسط کاربر
افزودن برچسب دلخواه توسط مدیر سازمان
در هر کدام از صفحه های شرح داده در بالا،امکان تعریف یک فیلتر جدید برای نامه های آن بخش و طبقه بندی نامه ها بر اساس آن وجود دارد.بدین منظور ابتدا کاربر وارد یکی از بخش های موجود شده سپس براساس فیلترهای جست وجو فیلتری جدید برای خود مسازد.نامه های جست وجو شده سپس با انتخاب و وارد کردن نام برچسب و در ادامه ذخیره آن،رد فیلتری با عنوان ذخیره شده قابل مشاهده دکمه است: لازم به ذکر است با ورود به فیلتر ایجاد شده،مانند شکل بالا امکان حذف آن با انتخاب دکمه “حذف” نیز وجود دارد.
همه نامه ها
در این بخش تمامی نامه های موجود در سازمان در قالبهای،شماره نامه،موضوع،فرستنده،نوع نامه وتاریخ طبقه بندی شده و قابل مشاهده میباشد: و همچنین کاربر با وارد کردن اطلاعات در فیلترهای موضوع،شماره نامه،فرستنده و تاریخ ویرایش امکان جست وجوی نامه مدنظر خود را دارد. لازم به ذکر است این بخش تنها برای مدیران سازمان و سامانه و با وجود دسترسی های لازم قابل مشاهده میباشد.